一、方案目标

1、提升会议效率：通过数字化手段，减少纸质文件的使用，加快会议进程。

2、降低资源消耗：减少纸张浪费，降低能耗，符合环保理念。

3、增强信息实时共享与互动性：实现会议内容的实时共享，加强参会人员之间的沟通与协作。

二、硬件设施要求

1、高清投影仪或大屏幕显示器：用于展示会议资料，实现无纸化会议的基本条件。

2、无纸化会议终端：支持手写批注、文件同步演示等功能，提升会议互动性。

3、高清摄像头与麦克风：确保远程会议的音视频质量，实现远程协作。

4、网络基础设施：提供稳定的网络连接，确保参会人员高效参与会议。

三、软件系统功能

1、会议资料共享：支持会议资料的上传、下载与同步，实现无纸化会议的核心功能。

2、实时互动与反馈：提供实时投票、表决、批注等功能，加强参会人员之间的沟通与交流。

3、会议录制与回放：记录会议全程，方便参会人员回顾会议内容，提高决策效率。

4、数据分析与报告生成：对会议数据进行统计与分析，生成会议报告，为组织决策提供支持。

四、会议流程优化

1、会议前准备：通过系统发送会议邀请，附上日程和会议资料。参会者在系统上确认出席情况，并提前预览会议资料。

2、会议进行：使用触控式会议平板进行资料展示与批注。通过软件进行实时互动，如投票、表决等。参会人员可通过移动端设备参与讨论，提高会议互动性。

3、会议后续：会议结束后，系统自动生成会议记录和决策信息。参会人员可通过系统查阅会议资料与记录，并进行反馈与评估。